Plan de implementación TO-BE | Control de cobranza

Objetivo de la implementación

Integrar el expediente de cada operación bajo un ID único de pedido, eliminar recapturas, relacionar remisión, factura, evidencia y pago, y establecer estados y responsables claros en todo el ciclo order-to-cash.

Ruta por fases

Selecciona una fase para ver su detalle y marca los entregables que ya se cumplieron.

F0 · Preparación y gobernanza

Semanas 1–2

Establecer el marco de decisión, los accesos y las reglas de cambio antes de tocar el proceso.

Requisitos para iniciar

Patrocinador ejecutivo designado y comité de seguimiento semanal
Accesos de lectura al ERP y a los repositorios documentales actuales
Acuerdo de datos anonimizados y mínimos necesarios
Control de cambios formal para cualquier ampliación de alcance

Actividades clave

Validar el mapeo AS-IS con usuarios de ventas, almacén, facturación y cobranza
Confirmar puntos críticos en los flujos de proveedores y clientes
Definir matriz RACI del ciclo order-to-cash

Entregables

0/3

Responsables

Patrocinador
Líder de proyecto
Dueños de proceso

KPIs que se mueven

Indicadores y metas

Haz clic en un indicador para ver en qué fases se mueve.

Indicador	Fórmula	Meta
›Tiempo de procesamiento manual	Horas manuales / facturas procesadas	Reducir ≥ 50%
›Entrega → evidencia completa	Hora de evidencia completa − hora de entrega	Tendencia descendente
›Expedientes completos	Expedientes completos / entregas × 100	≥ 95%
›Facturas vencidas	Facturas vencidas / facturas abiertas × 100	Reducir
›Facturas rechazadas	Facturas rechazadas / facturas enviadas × 100	≤ 2%
›DSO	Cuentas por cobrar / ventas a crédito 90 días × 90	≤ 32 días
›Promesas de pago cumplidas	Promesas pagadas a tiempo / promesas vencidas × 100	≥ 90%
›Pasos manuales del proceso	Etapas manuales / etapas totales × 100	≤ 3 etapas manuales
›Costo de cobranza	Costo total de cobranza / efectivo cobrado × 100	≤ 1.5%

Riesgos y respuesta por fase

Reducir

Información incompleta del proceso actual

Validar el levantamiento con varios usuarios de cada área antes de construir.

Reducir

Diferencias entre práctica y procedimiento formal

Observación en sitio y entrevistas para detectar y documentar desviaciones a tiempo.

Aceptar

Cambios en el ERP durante el periodo

Arquitectura desacoplada como contingencia; es un factor externo.

Reducir

Falta de datos suficientes para la línea base

Definir mínimos de datos y usar muestras representativas.

Evitar

Crecimiento no controlado del alcance

Control de cambios que exige justificar cualquier ampliación.

Reducir

Resistencia de usuarios a nuevos controles

Involucrar usuarios desde etapas tempranas y en el piloto.

Evitar

Acceso limitado a información confidencial

Trabajar con datos anonimizados y mínimos necesarios.

Reducir

Prototipo atractivo pero no representativo

Validar procesos y requerimientos antes de desarrollar funcionalidad.